Регионы

Размер шрифта AA

ФКУ «Центр по обеспечению деятельности Казначейства России» 
официальный сайт
Предыдущая версия сайта

Расширенный поиск

Отдел по работе с документами архивного фонда

УТВЕРЖДЕНО
приказом Федерального казённого
учреждения «Центр по обеспечению
деятельности Казначейства России»
от «07» сентября 2017 г. № 293

Положение об Отделе по работе с документами архивного фонда
Федерального казённого учреждения «Центр по обеспечению
деятельности Казначейства России»


1. Общие положения

1.1. Настоящее Положение об Отделе по работе с документами архивного фонда Федерального казённого учреждения «Центр по обеспечению деятельности Казначейства России» (далее – Положение) определяет назначение, цели, задачи, функции, полномочия, ответственность и основы деятельности Отдела по работе с документами архивного фонда Федерального казённого учреждения «Центр по обеспечению деятельности Казначейства России» (далее - Учреждение).
1.2. Отдел по работе с документами архивного фонда (далее – Отдел) является структурным подразделением Учреждения.
1.3. Отдел обеспечивает сохранность учет и упорядочение документов Архивного фонда Российской Федерации, образующихся в деятельности Федерального казначейства, Межрегионального операционного управления Федерального казначейства (далее – МОУ ФК), Управления Федерального казначейства по г. Москве (далее – УФК по г. Москве), Управления Федерального казначейства по Московской области (далее – УФК по Московской области).
1.4. Отдел обеспечивает сохранность, учет, упорядочение, отбор и использование документов, образующихся в деятельности Учреждения.
1.5. В своей деятельности Отдел руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными законами Российской Федерации, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, Уставом Учреждения, приказами и распоряжениями директора Учреждения, локальными нормативными актами и настоящим Положением.
1.6. Отдел находится в подчиненности заместителя директора Учреждения, курирующего и контролирующего деятельность Отдела, согласно приказу о распределении обязанностей между директором Учреждения, его заместителями, главным инженером и главным бухгалтером.
1.7. Отдел возглавляет начальник Отдела, назначаемый на должность и освобождаемый от должности приказом директора Учреждения.
Начальник Отдела имеет заместителей, назначаемых на должность и освобождаемых от должности приказом директора Учреждения.
В случае временного отсутствия начальника Отдела его обязанности исполняет его заместитель, в соответствии с приказом Учреждения.
1.8. Отдел создается и ликвидируется приказом директора Учреждения по согласованию с Федеральным казначейством.
Структура и штатная численность работников Отдела определяются директором Учреждения.

2. Основные задачи и функции Отдела


2.1. Основными задачами Отдела являются:
2.1.1. обеспечение архивного хранения законченных делопроизводством документов постоянного хранения, документов по личному составу, документов временного срока хранения МОУ ФК, УФК по г. Москве, УФК по Московской области, документов временного срока хранения Федерального казначейства, документов, образующихся в деятельности Учреждения (далее – архивные документы);
2.1.2. обеспечение учета архивных документов, создание научно-справочного аппарата к архивным документам;
2.1.3. обеспечение подготовки документов Архивного фонда Российской Федерации к передаче на постоянное хранение с соблюдением требований, установленных Федеральным архивным агентством;
2.1.4. внедрение в практику работы новых архивных технологий с применением средств электронно-вычислительной техники;
2.1.5. обеспечение Федерального казначейства, территориальных органов Федерального казначейства и Учреждения услугами по архивному переплету дел, уничтожению архивных документов и иными услугами по администрируемым Отделом направлениям, в том числе путем организации заключения государственных контрактов.
2.2. Для выполнения возложенных задач Отдел осуществляет следующие функции:
2.2.1. в соответствии с графиками, утвержденными в установленном порядке, принимает архивные документы;
2.2.2. осуществляет учет, обеспечивает полную сохранность принятых архивных документов, периодически (не реже одного раза в пять лет) организует проверку наличия документов;
2.2.3. осуществляет выявление и учет ценных дел и документов;
2.2.4. создает, совершенствует и пополняет научно-справочный аппарат к архивным документам на уровне требований, обеспечивающих его преемственность с научно-справочным аппаратом Федерального казначейства;
2.2.5. организует использование документов:
- по поручению руководства Учреждения, Федерального казначейства, МОУ ФК, УФК по г. Москве, УФК по Московской области осуществляет поиск документов;
- выдает в установленном порядке дела, документы или копии документов в целях служебного и научного использования;
- в установленном порядке выдает архивные справки, консультирует по вопросам местонахождения документов, необходимых для наведения архивных справок;
- ведет учет использования документов, находящихся на хранении;
2.2.6. организует экспертизу ценности архивных документов, представляет на рассмотрение Экспертных комиссий (далее – ЭК) Учреждения, Федерального казначейства, МОУ ФК, УФК по г. Москве, УФК по Московской области проекты актов о выделении к уничтожению документов, в связи с истечением сроков их хранения;
2.2.7. готовит заключения на документы, представляемые на рассмотрение ЭК Учреждения, материалы к рассмотрению на заседаниях ЭК;
2.2.8. проверяет правильность составления сводной номенклатуры дел Учреждения;
2.2.9. оказывает структурным подразделениям Учреждения методическую помощь в составлении номенклатур дел;
2.2.10. осуществляет ведение учетных баз данных в ППО «Электронный архив»;
2.2.11. участвует в разработке нормативных и методических документов (инструкций, положений, рекомендаций и т.д.) по архивному делу и организации документов в делопроизводстве Учреждения;
2.2.12. осуществляет контроль за соблюдением нормативных условий хранения архивных документов;
2.2.13. подготавливает для передачи в архивные органы документы Архивного фонда Российской Федерации;
2.2.14. взаимодействует с Федеральным казначейством, МОУ ФК, УФК по г. Москве, УФК по Московской области при организации обеспечения услугами по администрируемым Отделом направлениям;
2.2.15. оказывает методическую помощь, а также руководство по вопросам формирования дел, подготовки и передачи дел на архивное хранение структурным подразделениям Учреждения;
2.2.16. осуществляет контроль за состоянием архивного делопроизводства в Учреждении;
2.2.17. осуществляет контроль за выполнением установленных правил работы с документами;
2.2.18. осуществляет закупку (подготовку описания объектов закупки, определение начальной (максимальной) цены контракта, заключение государственных контрактов и гражданско-правовых договоров) на оказание услуг по администрируемым Отделом направлениям;
2.2.19. осуществляет приемку оказанных услуг по администрируемым Отделом государственным контрактам и гражданско-правовым договорам и их экспертизу;
2.2.20. осуществляет внутренний контроль с использованием методов «самоконтроль», «контроль по уровню подчиненности» и «смежный контроль» в соответствии с требованиями нормативных актов Федерального казначейства и локальных нормативных актов Учреждения.

3. Полномочия

3.1. Отдел, осуществляя полномочия в установленной сфере деятельности, вправе:
3.1.1. запрашивать от Федерального казначейства, МОУ ФК, УФК по г. Москве, УФК по Московской области, структурных подразделений и работников Учреждения информацию, необходимую для исполнения задач и функций, возложенных на Отдел;
3.1.2. привлекать, по поручению руководства Учреждения, специалистов структурных подразделений к подготовке проектов документов;
3.1.3. возвращать для доработки документы, оформленные с нарушением требований Инструкции по делопроизводству в Учреждении;
3.1.4. иметь доступ к информации (документам и базам данных);
3.1.5. вносить предложения руководству Учреждения по повышению квалификации, поощрению и наложению взысканий на работников Отдела Учреждения по своему профилю деятельности;
3.1.6. участвовать в совещаниях при рассмотрении вопросов, относящихся к компетенции Отдела.

4. Ответственность

4.1. Начальник Отдела несет персональную ответственность за качество и своевременность выполнения возложенных на Отдел задач и функций.
4.2. Ответственность работников Отдела устанавливается должностными регламентами и приказами Учреждения. Каждый работник Отдела несет персональную ответственность за качество и своевременное выполнение задач и функций, возложенных лично на него.

5. Внесение изменений


5.1. Изменения и дополнения в настоящее Положение вносятся приказом директора Учреждения.